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Um guia prático de planejamento que utilizamos em nossa agência para divulgar eventos de sucesso + 2 conteúdos bônus que vão te ajudar a estruturar as ideias para o seu marketing alcançar resultados de verdade.

65% dos organizadores de eventos devem aumentar o orçamento de marketing para eventos em 2018 – é o que afirma a pesquisa 2018 Event Industry Survey, um estudo produzido pela EventMB nos Estados Unidos. Se você não está investindo tempo e dinheiro na sua estratégia de marketing ainda, está ficando para trás.

É por isso que eu decidi escrever este post com algumas dicas, para compartilhar um pouco da nossa experiência em divulgar eventos de sucesso. Aqui na Vínce a gente trabalha com assessoria de marketing de eventos já faz um bom tempo, desde 2013. Já passaram pela nossa mesa eventos de diversos tamanhos, de diversos nichos e segmentos do mercado – desde flashmobs em shoppings na Australia até o maior acampamento de Danças Urbanas de Minas Gerais, o Brazil Dance Camp, passando por workshops de barbearia e eventos organizados por instituições cristãs.

A divulgação de um evento é o motor por detrás das vendas - quanto melhor a máquina estiver funcionando, mais participantes o evento terá e maior será o seu sucesso.

Juan de AlcantaraAgência Vínce

Neste artigo nós vamos te dar toda a base de um planejamento de sucesso para a divulgação do seu evento. Estamos utilizando como exemplo o BDC pois é um dos maiores e mais completos eventos no qual estivemos envolvidos, mas é importante lembrar que você pode adequar as dicas e ferramentas apresentadas aqui para a sua realidade específica.

Bora colocar a mão na massa?

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Nosso foco de estudo

O Brazil Dance Camp

O evento é um acampamento de dança que acontece anualmente, já caminhando para a sua terceira edição, reunindo centenas de dançarinos, professores e referências das danças urbanas do brasil e do mundo. Na última edição do evento foram mais de 500 pessoas em 5 dias de acampamento.

Planejamento

 

Todos os projetos nos quais trabalhamos, mesmo os que não são especificamente de marketing de eventos, começam com o planejamento. Planejamento de pessoas e suas funções, de investimento, datas de entregas de demandas, e o mais importante: metas! Afinal de contas só é possível saber se o evento foi um sucesso se você sabe o que o sucesso quer dizer. Para isso é importante pensar em algumas perguntas chave:

  • De quantas pessoas pagantes você precisa para lucrar no seu evento?
  • Quantos acessos ao site você precisa para fechar uma venda?
  • De quantas visualizações no perfil do Facebook você precisa para gerar um acesso ao site?
  • Quanto você precisa investir em mídia paga para ter o número de visualizações necessário para gerar um acesso ao site?

Esta etapa é a mais importante de toda a estratégia e serve de alicerce para todo o marketing que virá a seguir. Respondendo a estas perguntas você estará automaticamente criando o seu Funil de Vendas, que merece um artigo só seu de tão importante.

Buy Persona

 

É bem comum que você não saiba responder às perguntas acima de cara – é necessário certa familiaridade com seu público e com a organização de eventos similares para ter alguma ideia. Uma coisa é certa: estes números não são sólidos, muito pelo contrário, eles devem ser atualizados no decorrer da campanha de divulgação. Se já tiver os dados de eventos anteriores, melhor ainda.

Divulgar nada mais é que falar algo para alguém. A maioria dos organizadores de eventos sabem “o que” querem comunicar, mas falham na hora de saber “para quem”. Pesquisar o público-alvo gera como resultado um documento muito importante para se saber com quem você está falando, a Persona. Não vamos nos aprofundar neste tópico pois este também merece um artigo inteiro, mas saiba que é imprescindível para o sucesso do evento.

Definir os KPIs (Indicadores Chave de Performance) é o primeiro passo para medir o sucesso do evento, e de qualquer ação de marketing. Para cada nicho de evento será preciso considerar fatores específicos para saber o que é sucesso ou não.

Bônus 1 - Checklist do sucesso

Dada a importância do planejamento, nós criamos um quadro no Trello para compilar todas as informações que você precisa para alcançar o sucesso do seu evento.

É só acessar o link do quadro e se inspirar conforme a sua necessidade. O quadro é completo e dividido em tags de cor para facilitar a sua organização. Cada cartão dentro do quadro contém mais informações sobre o ítem: lista de coisas a fazer, fotos e links de exemplo e explicações sobre como colocar em prática.

O Trello é uma ferramenta essencial para quem quer impulsionar o planejamento e a produtividade em diversas tarefas. Nós utilizamos o Trello diariamente na agência, vale a pena tentar aprender mais sobre ele.

Identidade Visual

 

A identidade visual de qualquer marca é a grande coluna que sustenta seu sucesso. Só uma identidade sólida e consistente não dá conta de tudo, mas uma estratégia inteira de marketing pode falhar caso a identidade não seja funcional.

A identidade Visual de um evento deve respeitar a linguagem com a qual o seu público alvo se comunica (mais uma vez a importância da Persona citada acima), deve ser funcional nos lugares em que irá se manifestar – websites, apps, banners, camisas… – e deve, simultaneamente, traduzir a cultura e os princípios da marca. Identidade visual inclui todas as formas em que a marca irá aparecer, as suas cores, o logotipo, as fontes, as imagens e vídeos que farão parte da comunicação… já deu para perceber que importante, né?

A marca do BDC, por exemplo, foi desenvolvida por nós no início de 2016 com as seguintes instruções: queremos uma marca que traduza o diferencial mais proeminente do evento que queremos construir – a união e a convivência entre os participantes, seus pares e os professores. Depois de conceber a marca, nós trabalhamos em todas as aplicações que ela teria que suportar, no evento atual e nos seguintes.

 

Redes Sociais

 

É fácil perceber que você deve estar nas redes sociais. A gente já fez eventos inteiros somente com o Instagram (eventos pequenos e com um nicho muito específico). Redes como o Facebook, o Instagram e o Youtube podem ser um fator muito importante para atingir as pessoas certas para o seu evento.

Bônus 2 - Calendário Editorial

É importante que toda a sua comunicação seja consistente com a identidade de marca criada, principalmente nas redes sociais. Tão importante quanto respeitar a identidade é ter um Calendário de Postagens para todo o período de divulgação do evento. O calendário editorial é onde você vai planejar os dias, horários, conteúdos e objetivos de cada post feito nas páginas do evento.

Eu mesmo já vi diversos organizadores de eventos que não dão tanta importância ao planejamento dos posts e textos do blog. Contudo é fácil perceber que, principalmente em eventos grandes, é necessário planejar: com o planejamento você saberá quando divulgar as promoções, as viradas de lote, quando colocar vídeos ou fotos, quando é melhor falar sobre “como chegar” ou “perguntas frequentes” por exemplo.

Nós desenvolvemos um modelo de calendário editorial que é utilizado em todos os nossos clientes. Este modelo leva em conta detalhes como o tipo de post (imagem, vídeo, GIF…), para quem o post é destinado (pessoas que já compraram o ingresso ou pessoas que nem conhecem o evento, por exemplo), o dia de postagem, os canais… é bem completo e estamos disponibilizando ele para download!

É só acessar o nosso Calendário Editorial e adequar às suas necessidades.

Facebook

 

Você já sabe que tem que estar no Facebook. Organizar um evento e construir uma comunidade em torno deste é muito mais fácil utilizando as ferramentas para este fim que o Facebook oferece. Seguem abaixo algumas dicas para o Facebook do seu evento bombar:

  • Faça uma página (não um perfil!) do Facebook, configurada e otimizada para eventos;
  • Crie um evento do Facebook com capa personalizada, local e data, informações de compra de ingressos e de programação – Quanto mais completo, melhor!;
  • Capa da página com a identidade do evento;
  • Avatar com logotipo;
  • Diversifique os posts em diferentes tipos de conteúdo – GIFs, imagens, vídeos, motion graphics…;
  • Poste stories de palestrantes/professores convidando para o evento (vídeos de até15s na vertical);
  • Poste vídeos de convite de influenciadores, blogs e pessoas influentes na área (incluindo os palestrantes/professores);
  • Depoimentos em vídeo/texto de participantes das últimas edições;
  • Cobertura em tempo real do evento com stories, posts e lives.

Juan Víncenth de Alcantara

Author Juan Víncenth de Alcantara

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